*** REGLEMENT INTERIEUR ***
I – PREAMBULE
I.1 L’Equipement Rural d’Animation d’Estivareilles est propriété communale, la direction et son utilisation dépendent du Conseil Municipal.
I.2 Le Conseil Municipal désigne Madame Colette FERRAND Maire, Monsieur Jean Pierre BARD, Troisième Adjoint (Tél. : 06.74.41.79.03), Mesdames Véronique CHALARD et Maryline FAVIER, Secrétaires de Mairie (Tél. Mairie 04.77.50.22.67) pour administrer ce local.
I.3 Le Conseil Municipal désigne une Commission pour régler les cas particuliers : Monsieur Jean Pierre BARD, Troisième Adjoint, Monsieur Jean-Jacques CREPET – Madame Virginie DEMARS – Madame Mireille LUROL, Conseillers Municipaux. Cette Commission doit se réunir dès qu’il y a un problème, sous la présidence de Madame Colette FERRAND, Maire et à la demande de Monsieur Jean Pierre BARD ou de la personne qui assure le nettoyage.
II – DESIGNATION DES LOCAUX
L’ensemble comporte :
– une grande Salle de 240 m², d’une capacité de 250 personnes, équipée en chaises et tables pour 200 personnes (32 tables + 2 pour la sono, 200 chaises, bancs),
– une Scène,
– un Coin-Bar équipé d’un réfrigérateur, d’un congélateur, d’un lave-verres, d’une machine à glaçons,
– une Chambre Froide,
– une Cuisine équipée d’un four électrique 10 niveaux, d’une hotte, d’une cuisinière gaz avec étuve, d’un lave-vaisselle, d’une table de travail inox, de plans de travail et rayonnages inox, d’une échelle,
– des Sanitaires femmes, hommes et handicapés,
– un certain nombre de rangements à utilisation associative.
II.1 Désignation des ustensiles de Cuisine mis à disposition :
– 1 Fouet inox – 6 Bacs inox pleins
– 1 Louche Ø 18 – 4 Bacs inox perforés
– 1 Écumoire Ø 18 – 12 Couteaux à steak
– 8 Plaques Pâtissières – 2 Fourchettes de table
– 15 Grilles inox – 12 Cuillères de table
– 1 Poêle – 12 Cuillères à café
– 1 Faitout 20 Litres – 5 Décapsuleurs
– 1 Marmite 50 Litres – 24 Pichets Bistrot 1 Litre
– 2 Couvercles
III – CONDITIONS DE RESERVATION
III.1 Qui peut utiliser l’E.R.A. ?
– La Mairie,
– L’Ecole et les Associations d’Estivareilles,
– Les habitants d’Estivareilles, pour leur compte personnel. Toute réservation par un habitant d’Estivareilles, pour une personne non-résidente sur la Commune, ne peut bénéficier en aucun cas, du tarif préférentiel.
– Tous particuliers non-résidents sur la Commune ou autres Associations, sur présentation de leurs Statuts.
III.2 Priorités de réservation
Pour les Associations locales, les dates de réservation de l’année suivante devront être déposées la 1ère Semaine de Septembre en Mairie. Au-delà du 30 Septembre, la Mairie disposera de la disponibilité de la Salle.
III.3 Pour les particuliers et les Associations des autres Communes, la demande ne pourra être prise en considération que lors de la signature de la Convention d’utilisation, établie en Mairie pendant les heures d’ouverture du Secrétariat et le versement de la Caution. Cette Caution garantira le respect de la présente Convention, le respect de l’immobilier et du mobilier, qui ne doivent pas être maltraités ou souillés de manière intempestive.
Cette Caution sera restituée après que le ménage aura été effectué et que le règlement aura été encaissé.
En cas de désistement, elle pourra être retenue en totalité, sauf cas de force majeure. Seule la Commission est en droit d’estimer les cas de force majeure.
III.4 Tarifs / Règlement
Les différents tarifs sont votés par le Conseil Municipal. Lors de la signature de la Convention, un exemplaire du Règlement et des Tarifs en vigueur sera remis au Locataire.
III.5 L’utilisation de l’E.R.A. sera gratuite pour l’Ecole Communale.
III.6 Le montant de la location sera demandé après que le ménage aura été effectué et cela dans la semaine qui suit la location.
III.7 Les règlements des Cautions et locations devront être effectués par chèques séparés, établis à l’ordre du Trésor Public.
III.8 La Municipalité se réserve le droit de suspendre toute utilisation de la Salle, chaque fois que l’état des installations l’exigerait.
IV – CONDITIONS D’UTILISATION
IV.1 L’E.R.A. étant du Type L – Catégorie 4, il a fait l’objet d’un contrôle par la Commission de Sécurité de l’Arrondissement de Montbrison. Lors de la dernière visite du 13 Janvier 2016, il a été rappelé que l’effectif du public admissible est fixé à 250 personnes (P.C. 90E83). Une attestation de contrôle et d’entretien de l’installation électrique, de l’éclairage de sécurité et de l’alarme incendie a été fournie (Articles EL 14 et EC 20). L’installation de gaz a été vérifiée et il a été mis en place une coupure facilement accessible et repérée (Article CH). Après envoi de ces attestations à la Sous-Préfecture, un avis favorable a été émis, autorisant le fonctionnement de cet établissement. Tous autres branchements avec utilisation de matériels devront correspondre aux normes de sécurité.
L’utilisation de matériel étranger à la Salle et fonctionnant au gaz est interdit à l’intérieur de la Salle.
IV.2 Toute demande d’utilisation de longue durée ou occasionnelle, ne figurant pas au Règlement, fera l’objet d’une Convention particulière avec la Commune.
IV.3 Tout Bal de particuliers avec entrée payante est interdit.
IV.4 Les dates et heures de remise de clés prévues, doivent être rigoureusement respectées. En cas de non-respect de cette clause, des pénalités seront appliquées.
IV.5 L’Equipement Rural d’Animation étant un local réservé aux activités culturelles, sportives et de loisirs, il est donc strictement interdit de fumer à l’intérieur (Article L.3511-7 du Code de la Santé Publique et Décret N°2006-1386 du 15 Novembre 2006 fixant les conditions d’application de l’interdiction de fumer).
IV.6 Matériel et Etat des lieux
Le matériel communal, mis à la disposition des utilisateurs fait l’objet d’un inventaire.
IV.7 Le bon état des lieux, murs, sol et accessoires de l’immobilier, du mobilier sera contradictoirement constaté avant et après utilisation. Aucun meuble, appareil de musique ou autre ne sera traîné sur le parquet de la Salle et de la Scène, afin de ne pas le rayer. Les tables et les chaises ne seront pas mises pour servir d’estrades à recevoir du public. Le ménage du Bar, de la Cuisine et des Toilettes et le nettoyage des tables sont à la charge du locataire. Les déchets devront être triés et déposés dans des sacs fermés et mis dans les Containers prévus à cet effet. Les bouteilles seront portées dans les Containers pour verres. Les tables et les chaises seront nettoyées, mais non rangées. Des pénalités seront appliquées en cas de non-respect de ces consignes.
IV.8 Remise des clés
En début de location, les clés seront remises par Monsieur Jean Pierre BARD, Troisième Adjoint, Responsable de l’E.R.A. (Tél. : 06.74.41.79.03) ou par un membre de la Commission. Elles seront restituées en fin de location.
IV.9 Toute Association, à qui, ont été attribués des rangements, possédera des clés desdits rangements, mais devra retirer et rendre la clé de l’Entrée de la Salle au Secrétariat de Mairie, juste avant ou après l’utilisation. Dans ce cas, la clé ne sera délivrée que si l’E.R.A. n’est pas déjà utilisé, car le locataire ayant pris possession des lieux est seul maître de ces lieux, dès lors que sa location a commencé à courir. Cette remise des clés ne pourra se faire qu’à une personne dûment mandatée par l’Association demanderesse.
IV.10 Il est interdit d’afficher à l’intérieur et à l’extérieur du bâtiment, de mettre des pointes, des chevilles, des vis dans les murs et parois. Tout projet de décoration devra être soumis à approbation. La Salle n’étant pas du type « Polyvalent », les jeux de ballons ou similaires y sont formellement interdits.
IV.11 Après 22 Heures, les responsables utilisateurs devront prendre toutes dispositions pour éviter des réclamations résultant du bruit intensif.
IV.12 Les installations de chauffage sont à la disposition des locataires, conformément à la notice d’utilisation.
IV.13 Après chaque utilisation, le locataire responsable devra veiller à ce que :
– toutes les portes et fenêtres soient bien fermées,
– l’extinction de l’éclairage, du chauffage soit effectuée, car la consommation continue de s’enregistrer.
V – SECURITE
V.1 Les utilisateurs devront se conformer aux consignes de sécurité, notamment veiller à laisser les issues de secours libres, aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur.
V.2 Les organisateurs devront prendre toutes dispositions pour assurer la tranquillité et l’ordre public à l’intérieur de la Salle, ainsi que la sécurité sur le Parking de la Salle, qui accueille les véhicules des invités. Ce Parking est délimité au droit de la Halle de la Gare côté Sud et à la limite de la propriété BIRON, côté Nord. Seuls les camions ne dépassant pas les 3 T 5 en charge sont autorisés à pénétrer sur le Parking.
VI – ASSURANCE – RESPONSABILITE
VI.1 Les utilisateurs devront fournir une Attestation certifiant disposer d’une assurance Responsabilité Civile couvrant les participants contre tout accident où leur responsabilité serait recherchée en tant qu’organisateur, signataire de la présente Convention. Il en est de même pour toutes dégradations de l’immobilier et du mobilier, mis à leur disposition par la Commune. Par ailleurs, la responsabilité de la Commune n’est engagée que dans la description faite dans le paragraphe IV.1 et l’autorisation Préfectorale du 26 Juin 2012, qui lui a été accordée. Le matériel de tous les utilisateurs n’est pas assuré par l’assurance souscrite par la Commune.
VI.2 Lors des utilisations, les installations (Salle et Abords) sont placées sous l’autorité et la responsabilité de la personne majeure, signataire de la présente Convention.
VI.3 Les utilisateurs demeurent responsables des dommages causés aux installations publiques et aux biens privés.
VI.4 En aucun cas, la Commune ne pourra être tenue pour responsable des incidents de tous ordres, qui pourraient survenir pendant l’utilisation des locaux.
VI.5 Les utilisateurs certifient disposer d’une assurance en Responsabilité Civile, couvrant les participants contre tout accident survenant de leurs faits, lors de manifestations se déroulant dans nos locaux. La responsabilité de la Commune n’est engagée que lors d’accidents ayant pour cause une défectuosité des installations. Les utilisateurs s’engagent, si nécessaire, à se mettre en règle avec les services de la SACEM, en ce qui concerne l’utilisation d’œuvres musicales et dramatiques, lors des manifestations se déroulant dans nos locaux. Seules les réunions de famille, au sens strict du terme, ne sont pas soumises à déclaration.
VI.6 La personne signataire de la présente Convention est responsable depuis la remise des clés, jusqu’à l’inventaire après utilisation.
VII – MODALITES DE LOCATION
Dans le cas de locations rapprochées, il faudra voir avec le responsable communal comment remettre la Salle en état et convenir du moment où il faut la libérer pour la remettre à disposition.
